Wie Sie Ihr Belegmanagement automatisieren, mit Pliant
Das Monatsende ist für Sie mit Papierchaos verbunden? Papierbelege suchen, ordnen und manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen, kommt Ihnen das bekannt vor? Was für viele Unternehmen unvermeidlich scheint, lässt sich mit Pliant's Belegmanagement automatisieren.
Durch das unkomplizierte Scannen, Digitalisieren und Verwalten von Belegen reduziert sich das sonst so umfangreiche Belegmanagement effektiv auf einige wenige Klicks.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie dem Zettelchaos den Kampf ansagen.
Wie lässt sich das Belegmanagement automatisieren?
Digitales Belegmanagement ermöglicht die elektronische Erfassung und Verwaltung von Belegen. Mitarbeiter fotografieren den Papierbeleg per App und verknüpfen gescannte Belege automatisch mit der passenden Zahlung. Anschließend werden die Belege samt der vorkontierten Buchhaltungsdaten mit der Buchhaltungssoftware synchronisiert.
Vorteile finden sich vor allem in vereinfachten und beschleunigten Prozessen, sowohl für Mitarbeiter als auch für Finanzteam und Buchhaltung.
Vorteile eines automatisierten Belegmanagements
Unternehmen, die ihre Belegverwaltung modernisieren profitieren von zahlreichen Vorteilen:
Kostenersparnis: Die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe und Verarbeitung wird stark reduziert. Dies minimiert nicht nur Personalkosten, sondern führt auch dazu, dass sich Mitarbeiter auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren können und zusätzliche Ausgaben durch Fehler vermieden werden.
Genauigkeit und Fehlervermeidung: Automatisierte Systeme sind weniger fehleranfällig als manuelle Prozesse. Durch die verbesserte Genauigkeit der Datenverarbeitung wird die Zuverlässigkeit der Finanzdaten gewährleistet.
Compliance und Nachvollziehbarkeit: Ein automatisiertes Belegmanagement trägt dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien sicherzustellen. Alle Prozesse werden im Vorhinein klar definiert und anschließend lückenlos dokumentiert, was eine zuverlässige Nachvollziehbarkeit gewährleistet und bei Audits von entscheidender Bedeutung ist.
In Ergänzung dazu bietet das Automatisieren des Belegmanagements Potenziale zur Effizienzsteigerung, schnellere Abrechnungszyklen und eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung und Mitarbeitern.
Mit Pliant automatisieren Sie Ihr Belegmanagement
Mit Pliant profitieren Sie neben Belegweiterleitungen, Buchungsvorschlägen und Kommentarfunktionen von zahlreichen weiteren Vorteilen für Ihr digitales Belegmanagement.
Weniger Fehler bei der vorbereitenden Buchhaltung, Zeitersparnisse durch Automatisierungen und dadurch verursachte Kostenersparnisse sind für viele Unternehmen ein Anreiz Ihre Prozesse zu überdenken.
Digitale Belegerkennung mit Pliant
Mit der Pliant App gehören manuelle Eingabefehler der Vergangenheit an. Unterwegs fotografieren Sie Ihre Belege einfach mit der Pliant App ab, die anschließend mit der richtigen Transaktion direkt verknüpft werden.
Liegen Belege bereits digital vor, leiten Sie diese einfach an die E-Mail-Adresse Ihrer Beleg-Inbox weiter, damit diese Belege automatisch gebucht werden. Die App liest den hochgeladenen Beleg aus und ordnet ihn automatisch der gewünschten Transaktion zu.
Damit sind alle Zahlungen und relevante Informationen in Echtzeit sichtbar und in einem Dashboard übersichtlich aufgeschlüsselt. Alle nächsten Schritte und noch fehlende Daten sind nachvollziehbar erkennbar.
"Pliant spart uns massiv Zeit bei der Bearbeitung der Belege und der Zahlungen. Für welche Zahlungen wir noch einen Beleg brauchen, sehe ich in der Pliant-App auf einen Blick und kann dann dadurch, dass jeder seine eigene Karte hat, auch gleich den Verantwortlichen direkt ansprechen."
Erfahren Sie mehr über die automatische Belegerkennung mit Pliant.
Automatisierte Vorkontierung für eine effiziente Belegverarbeitung
Die Pliant App unterstützt Sie außerdem bei der Vorkontierung Ihrer Kartenzahlungen. Dank der OCR-Technologie können eingereichte digitale Belege gescannt und relevante Buchhaltungsdaten ausgelesen werden.
Die vorbereitende Buchhaltung lässt sich außerdem für wiederkehrende Händler automatisieren, um regelmäßige Buchhaltungsaufgaben zu reduzieren und wertvolle Zeit zu sparen. Dazu speichern Sie in der Pliant App alle relevanten Daten, wie etwa Sachkonto, Umsatzsteuersatz, Kostenstellen oder Kreditoren.
Verbesserte interne Kommunikation zwischen Buchhaltung und Mitarbeitern
Fehlende Belege gehören mit Pliant der Vergangenheit an. Durch regelmäßige Erinnerungen und Hinweise zu fehlenden Nachweisen profitiert Ihr Unternehmen von einem optimierten Belegmanagement – schnell und ortsunabhängig mit der Pliant App nutzbar.
Sind beispielsweise Änderungen an eingereichten Belegen notwendig, können Sie die entsprechenden Stellen schnell und einfach über die Kommentarfunktion in der Pliant App kennzeichnen und an den Karteninhaber zurücksenden. So profitieren Sie von deutlich verkürzten Prozessen zur Erfassung und Bearbeitung von Belegen.
„25 % Zeitersparnis in der Buchhaltung durch schnellere Belegkontrollen und weniger Rückfragen,” berichtet die doctari group im Erfahrungsbericht vom Belegmanagement mit Pliant.
Belegweiterleitung an Ihre Buchhaltungssoftware in Echtzeit
Pliant lässt sich mit zahlreichen Finanztools und allen gängigen Buchhaltungssystemen synchronisieren. In Deutschland besonders beliebt ist etwa die Integration mit DATEV oder lexoffice.
Pliant synchronisiert die geprüften Kartentransaktion inkl. dem eingereichten Beleg automatisch mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Alternativ laden Sie in der Pliant App eine Exportdatei herunter, die Sie problemlos in eine Reihe von Buchhaltungslösungen importieren.
